طبق آماری از Harvard Business Review کارمندان بالا مرتبه و مدیران در هر هفته به طور تقریبی ۲۳ ساعت و سایر کارکنان در هر هفته حدوداً ۱۱ ساعت را در جلسات سپری میکنند. اما متأسفانه بخش بزرگی از این جلسات به نتیجه نمیرسند. کیفیت برگزاری جلسات، مدیریت جلسات و جلوگیری از ایجاد تداخلهای زمانی و مکانی در برگزاری جلسات از چالشهای همیشگی سازمانها است. در این مطلب به نکات و پیشنیازهای موردنیاز برای مدیریت بهینه در جهت برگزاری جلسات پرداختهایم. جلسات نقش اساسی در تصمیمگیریهای مهم سازمانی دارند؛ پس هرچه مدیریت جلسات بهتر انجام شود، سازمان پویاتر و تصمیمات بهتری در سازمان اتخاذ خواهد شد.
برگزاری و مدیریت بهینه جلسات، چه الزاماتی نیاز دارد؟
اجرای بهینه هر فعالیتی حتی فعالیتهای انفرادی، نیاز به رعایت نکاتی دارد که از علم و تجربه افراد باسابقه در آن حیطه نشئت میگیرد. بهینهسازی فرایندهایی مانند جلسات که نیازمند هماهنگی میان گروهی از افراد و فراهمآوردن وسایل و مقدمات خاصی است، پیچیدگی بیشتری در مقایسه با مدیریت فعالیتهای انفرادی دارد. اما خوشبختانه به علت قدمت نیاز مدیریت و اجرای بهینه جلسات، دستورالعمل و مواد لازم برای این مهم در دسترس است و میتوان با مطالعه و درنظرگرفتن دقیق تمامی پیشنیازهای این امر، برگزاری جلسات را بهصورت دقیق و کامل مدیریت کرد.
اطلاعرسانی
اطلاعرسانی، اولین قدم برای برگزاری و مدیریت صحیح جلسات است. مدعوین باید از طرق مختلف، اعم از پیامهای سیستمی، پیامک، ایمیل و سایر روشها، پیامی با محتوای دعوت به جلسه را دریافت و حضور، عدم حضور یا احتمال حضور خود را اعلام نمایند. عدم اطلاعرسانی در مورد برگزاری جلسات، موجب عدم اطلاع دعوتشدگان به جلسه و در نتیجه ایجاد اخلال در حضور افراد و عدم دستیابی به اهداف جلسه خواهد شد.
جلوگیری از اختلالات زمانی
باید سازوکاری در نظر گرفته شود که فرد تنظیمکننده جلسه بتواند از زمانهای خالی افراد مورد دعوت آگاه شود و جلسه را برای زمانی که همه یا اکثریت افراد قادر به حضور در آن باشند، تنظیم کند. همچنین در مورد محل برگزاری جلسه و تجهیزات موردنیاز برای جلسه نیز باید این سازوکار در نظر گرفته شود تا از آمادگی محل برگزاری جلسات نیز اطمینان حاصل شود.
دردسترسبودن تقویم سازمانی
سرعت بسیار بالای زندگی، میتواند باعث فراموشی بسیاری از قرارها و جلسات شود. بهاینترتیب، اطلاعرسانی بهتنهایی برای حضور تمام دعوتشدگان در جلسه کافی نیست. باید از یک تقویم سازمانی استفاده شود تا کارکنان سازمان بتوانند برنامه کاری و جلسات خود را در آن مشاهده کنند. وجود چنین تقویمی باعث جلوگیری از فراموشی جلسات، تسریع فرایندها و شفافیت هرچه بهتر در سازمانها میشود. این تقویم باید بهگونهای طراحی شود که در تمام شرایط در دسترس کاربران باشد و همه افراد سازمان بتوانند حتی بدون حضور در سازمان و تنها با گوشی همراه خود به آن دسترسی داشته باشند.
شرح امکانات موردنیاز برای برگزاری جلسه
برای برگزاری جلسات مختلف، تجهیزات متفاوتی موردنیاز افراد است. برای مثال در جلسهای ممکن است افراد بخواهند در مورد یک تصویر یا ویدئو صحبت کنند؛ در چنین جلسهای نیاز به نمایشگر یا پروژکتور ویدئویی خواهد بود. نرمافزارهای مدیریت جلسات، امکان شرح امکانات موردنیاز برای برگزاری جلسه را به کاربران خود میدهند.
وجود چه امکانات دیگری میتواند کیفیت جلسات را در سازمان ما بهبود بخشد؟
رعایت موارد مذکور بهصورت دستی و بدون وجود یک نرمافزار مخصوص که برای برگزاری بهینه جلسات طراحی شده، امری بسیار دشوار خواهد بود. نرمافزارهای متعدد و مفیدی را شرکتهای نرمافزاری برای این منظور توسعه دادهاند، اما این نمونهها تفاوتهای گستردهای با یکدیگر دارند. طبق تحقیقات انجام شده در سال ۱۴۰۲ که شامل ارائه پرسشنامه به کارمندانی که با نرمافزارهای مدیریت جلسات مختلف آشنایی داشتهاند و با چند نمونه از آنها تجربه کاری داشتهاند، نرمافزار مدیریت جلسات پرگار رضایت بیش از ۶۳ درصد از کاربران را جلب کرده است. در این پرسشنامه، همچنین از افراد در مورد دلایل انتخاب نرمافزاری که کار با آن را ترجیح میدهند، سؤالاتی پرسیده شد و از مطالعه پاسخ کاربران متوجه شدیم که این نرمافزار تمام الزامات برای مدیریت بهینه جلسات را به همراه دارد.
چرا استفاده از ابزارهای رایج و عمومی برای مدیریت جلسات کافی نیست؟
در بسیاری از سازمانها از ابزارهای عمومیتری نسبت به نرمافزارهای تخصصی برای مدیریت جلسات استفاده میشود. این ابزارها شامل ایمیل، تقویمهای عمومی مانند Google Calendar و Outlook Calendar، فایلهای اکسل یا Google Sheets و تشکیل گروه در شبکههای اجتماعی هستند و البته میتوانند نیاز به مدیریت جلسات را تا حدودی رفع کنند، اما هر یک از این روشها کاستیهای مخصوص به خود را دارد. در ادامه به توضیح عدم کفایت هر یک از این روشها پرداختهایم.
تشکیل گروه در شبکههای اجتماعی
در بسیاری از سازمانها از گروههای شبکههای اجتماعی برای مدیریت برگزاری، اطلاعرسانی و بحث و تبادل نظر در حیطه جلسات استفاده میشود. مزیت این روش دسترسی همگانی و عدم نیاز به تهیه و استقرار نرمافزارهای تخصصی است. اما چرا نمیتوان جلسات سازمانی را با استفاده از گروهها در فضای مجازی مدیریت کرد؟
- گمشدن پیامهای مهم در چتهای شلوغ
- عدم امنیت کافی برای اطلاعات موجود در چتها
- عدم امکان پیگیری دقیق حضور و عملکرد
- ایجاد حواسپرتی و کاهش بهرهوری
- در دسترس نبودن امکانات حرفهای (رزرو تجهیزات، همگامسازی با تقویم سازمانی، ذخیرهسازی مصوبات و…)
ایمیل (Outlook و Gmail)
ایمیل یکی از دردسترسترین ابزارها است و میتوان از این طریق جلسات را تا حدودی مدیریت کرد. استفاده از ایمیل برای مدیریت جلسات در برخی از سازمانها (عموماً سازمانهای کوچک) میتواند کارآمد باشد؛ اما این ابزار نیز به علت این موضوع که برای مدیریت جلسات طراحی نشده، کاستیهای خود را دارد. نقاط ضعف این روش عبارتاند از:
- هدررفت زمان و افزایش ریسک اشتباه در اثر ایجاد هماهنگی با ایمیلهای رفتوبرگشتی
- نیاز به اطلاعرسانی دستی
- گمشدن پیامها در صندوقهای دریافت شلوغ
- عدم ثبت خودکار حضور افراد و مصوبات
