در حال حاضر، نرم افزار BPMS یا Business Process Management System، یکی از پرطرفدارترین راهکارهای مدیریت فرایندهای کسبوکار به شمار میرود. پیادهسازی این نرمافزار و استفاده از آن در هر سازمانی ممکن است با چالشهایی همراه باشد؛ اما با در نظر گرفتن برخی نکات میتوان این چالشها را پشت سر گذاشت. در این مقاله، با ۶ چالش استقرار نرم افزار BPMS و راه حلهای آنها آشنا شوید.
انواع روشهای پیادهسازی نرم افزار BPMS
بخشی از چالشهای پیادهسازی نرم افزار BPMS، ریشه در نحوهی استقرار آن دارند. به طور کلی این سیستم به ۲ شکل سازمانی و منبعباز قابل استفاده است.
-
BPMS سازمانی (Enterprise BPMS)
نرمافزارهای BPMS سازمانی معمولاً بهشکل مستقر در محل یا On Premise مورد استفاده قرار میگیرند و بیشترین کاربرد آنها در سازمانهای بزرگ و برای مدیریت فرایندهای کسبوکار پیچیده و گسترده است. به همین دلیل، نوع سازمانی این راهکار، قابلیت سفارشیسازی و انعطافپذیری فراوانی را در اختیار کاربران خود قرار میدهد. اما طبیعی است که پیادهسازی و بهروز نگه داشتن چنین سیستمی به زمان و هزینهی بیشتری نیاز خواهد داشت.
-
BPMS منبعباز (Open Source BPMS)
در مقابل نرمافزارهای BPMS سازمانی، گزینهی مقرون به صرفهتری نیز وجود دارد. میتوان از مدلهای منبعباز استفاده کرد که به خرید اشتراک یا پرداخت هزینه به ازای هر کاربر نیازی ندارند و بدون نیاز به خرید لایسنس هم قابل استفاده هستند. با این وجود، در این روش استقرار نرم افزار BPMS، ممکن است قابلیتهای ارائهشده چندان متنوع یا پیشرفته نباشند. علاوهبر این، معمولا سیستمهای منبعباز، خدمات پشتیبانی و نگهداری مناسبی ارائه نمیدهند.
مزیتهای پیادهسازی نرم افزار BPMS
بهصورت خلاصه، مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار BPMS برای مدیریت فرایندهای کسبوکار موجود در یک سازمان عبارتند از خودکارسازی فرایندهای خاص کسبوکار، کاهش خطاهای دستی، استانداردسازی فرایندها، رفع گلوگاههای عملیاتی و به وجود آمدن بستر توسعهی کسبوکار.
-
خودکارسازی فرایندهای خاص هر کسبوکار
در هر سازمان فرایندهایی وجود دارند که تنها مخصوص همان کسبوکار یا طبق قوانین خاص همان سازمان به وجود آمدهاند. ممکن است نرم افزار ERP یا سایر نرمافزارهای سازمانی مورد استفاده، قابلیت پشتیبانی از این فرایندها را نداشته باشند. بنابراین استفاده از نرم افزار BPMS میتواند یکی از بهترین راه حلها برای طراحی و بهینهسازی فرایندهای خاص هر سازمان باشد.
-
از بین بردن خطاهای دستی
با توجه به اینکه نرم افزار BPMS قابلیت خودکارسازی فرایندها را فراهم میسازد؛ بنابراین دیگر نیازی به نگرانی دربارهی پیش آمدن خطاهای دستی حین انجام هر فرایند نخواهد بود. علاوهبر آن، خودکار کردن وظایف تکراری و کمتاثیر سازمان میتواند زمان نیروهای ارزشمند را آزاد کند تا به انجام وظایف مهمتر بپردازند.
-
استانداردسازی فرایندهای کسبوکار
استفاده از نرم افزار BPMS برای طراحی و بهینهسازی فرایندهای کسبوکار، این امکان را فراهم میکند تا یک فرایند در تمام بخشهای سازمان به شکلی یکسان و استاندارد اجرا شود. به کمک این سیستم، قوانین و مراحل هر فرایند تعریف و بهصورت خودکار اجرا میشوند و دیگر مغایرتی در انجام فرایندها به وجود نخواهد آمد.
-
تشخیص گلوگاههای عملیاتی
در کنار طراحی و خودکارسازی هر فرایند، یکی دیگر از مزیتهای نرم افزار BPMS، فراهم کردن قابلیت مدلسازی فرایندها است. با این امکان میتوان هر فرایند را قبل از اجرای نهایی، تست کرد و گلوگاههای عملیاتی احتمالی را از بین برد.
-
ایجاد بستری برای توسعه
با گذر زمان و توسعه یافتن کسبوکار در هر سازمان، ممکن است نیازهای جدیدی ایجاد شود که توسط نرمافزارهای سازمانی فعلی برطرف نشوند. این مشکل میتواند با کمک یک نرم افزار BPMS که قابلیت اتصال به سیستمها و سرویسهای دیگر را دارد به راحتی حل شود.
۶ چالش پیاده سازی نرم افزار BPMS
پیش از اقدام برای خرید و پیادهسازی نرم افزار BPMS، چالشهایی وجود دارند که بهتر است با آنها آشنا باشید. لازم به ذکر است که برای تمام این موارد، راهکاری وجود دارد و تنها لازم است هنگام انتخاب سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار، دقت بیشتری به خرج داده شود.
-
مقاومت در برابر تغییر
ممکن است بسیاری از کارکنان به جریانهای کاری فعلی و نحوهی انجام آنها عادت کرده باشند و به همین دلیل نتوانند بهخوبی با تغییرات و خودکارسازی فرایندها کنار بیایند. برای از بین بردن مخالفتهای احتمالی، پیشنهاد میشود جلساتی با اعضای تیمهای هر بخش برگزار شود تا علاوهبر آشنایی با مزایای نرمافزار، تمام افراد سازمان در جریان فرایند پیادهسازی قرار بگیرند.
-
پیچیدگی فرایندهای سازمان
طراحی و ترسیم دقیق فرایندهای پیچیدهی سازمان ممکن است برای اعضای تیم دشوار باشد. به همین دلیل باید در زمان خرید نرم افزار BPMS، به دنبال راهکاری باشید که طراحی و بهینهسازی فرایندها را ساده کند. میتوان برای سادهسازی فرایندها از تکنیکهایی مانند ۶ سیگما، رویکرد ناب و… نیز استفاده کرد.
-
مشکلات فنی
در صورتی که زیرساختهای فنی و IT سازمان با نرم افزار BPMS سازگار نباشد، نمیتوان از تمامی ظرفیتهای این سیستم استفاده کرد. به همین دلیل بهتر است کارشناسان IT و متخصصان فنی سازمان نیز در فرایند انتخاب نرمافزار دخیل باشند تا بتوانند در این باره نظر دهند و تصمیمگیری کنند.
-
یکپارچهسازی
برای استفاده از نرم افزار BPMS، لازم است این نرمافزار به سایر نرمافزارهایی که توسط سازمان مورد استفاده قرار میگیرد، مانند نرمافزار CRM، ERP، CMS، HRMS و… متصل شود. علاوهبر این سیستمها، سرویسهایی هستند که باید برای انجام برخی فرایندها به آن متصل شد.
-
محدودیت منابع
ممکن است منابع و بودجهی در نظر گرفتهشده، برای پیادهسازی کامل سیستم BPMS کافی نباشد. به همین دلیل، معمولاً پیشنهاد میشود که این فرایند به تدریج انجام شود و فرایندهای مهم اولویتبندی شوند. همچنین در صورتی که اعضای تیم، دانش کافی برای استفاده از تکنیکهای مدیریت فرایندهای کسبوکار یا نحوهی استفاده از نرمافزار را نداشته باشند، روند کار با مشکل مواجه خواهد شد. بنابراین بهتر است جلسات آموزشی نیز برای کارکنان برگزار شود.
-
وابستگی به مجری نرمافزار
پیادهسازی نرم افزار BPMS باعث میشود سازمان برای نگهداری و دریافت بهروزرسانیها، وابسته به شرکتی باشد که نرمافزار را از آن خریداری کرده است. این وابستگی ممکن است کسبوکار را آسیبپذیر کند. به طور مثال، بسته شدن ناگهانی آن شرکت یا بالا رفتن قیمت پشتیبانی و نگهداری تاثیر فراوانی بر روند مدیریت فرایندهای کسبوکار شما خواهد گذاشت. برای اینکه در درازمدت با چنین چالشی روبهرو نشوید، بهتر است پیش از پیادهسازی، دربارهی مشتریان قبلی شرکت تامینکنندهی نرمافزار و سطح رضایت آنها از خدمات پشتیبانی مطمئن شوید.
نرم افزار BPMS راهکار نوین سیاق
مجموعهی راهکار نوین سیاق با داشتن بیش از ۲۵ سال سابقه در حوزهی طراحی نرمافزارهای سازمانی، یک راهکار جامع برای مدیریت فرایندهای کسبوکار را به بازار معرفی کرده است. نرم افزار BPMS سیاق این قابلیت را برای مدیران فراهم میکند تا حتی پیچیدهترین فرایندهای کسبوکار خود را با استاندارد BPMN2 طراحی و بهینهسازی کنند و کاربران را از داشتن دانش فنی و برنامهنویسی بالا بینیاز کرده است. برای دریافت مشاوره و دمو با متخصصان ما در تماس باشید.
مریم عباسی
تاریخ : 23 - جولای - 2024قسمتی که چالش پیاده سازی نرم افزار BPMS رو توضیح دادید عالی بود ممنونم
اقتصاد ژورنال
تاریخ : 23 - جولای - 2024خوشحالیم که این مقاله براتون مفید بوده مریم جان